Sjekkliste - 15 tips for en vellykket konferanse
Ved å tenke gjennom ting godt på forhånd, og nøye, er det ikke så vanskelig å organisere en vellykket konferanse. En konferanse som både gir givende møter og tid til sosialt samvær. Kort sagt: en kombinasjon av jobb og fornøyelse!
Her har vi samlet 15 tips som kan hjelpe deg på vei. Ta også en titt på våre flotte konferansehotell og bli inspirert.
Det er detaljene som tar opplevelsen til neste nivå
-
Planlegg god tid i forveien
En vellykket konferanse krever nøye planlegging og oppmerksomhet på detaljer. Ved å starte i god tid har du størst sjanse for å ikke overse noe. Dette øker også sjansen for at lokasjonen du ønsker ikke allerede er booket og at så mange som mulig kan delta. Gjør konferansen til “din” ved å starte tidlig med planleggingen og ta eierskap.
-
Velg rett sted med tanke på lokasjon og fasiliteter
Bygdas ro eller storbyens puls? Store eller små lokaler? Kanskje nærhet til skiløyper eller vann? Tilpass det til den enkelte konferansen og formålet med reisen.
-
Lag en gjennomtenkt reiseplan
Fly, tog, taxi eller chartret buss? Koordinér med en effektiv reiseplan. Noe som sparer både tid og penger. Vi i Konferansehoteller.no hjelper deg også med dette.
-
Tenk på allergier og andre hensyn
Tilpass dere og ta hensyn til allergier. Sjekk med kjøkken- og serveringspersonalet for å sikre at ingen hensyn meldt fra gruppa di er oversett.
-
Legg inn godt med slingringsmonn i tid
Sørg for at alle er på plass i god tid. Å slappe av med en kopp kaffe eller te før du begynner, gir en rolig start som gir deg ny energi.
-
Vær tydelig på agendaen, og overhold den!
Kunngjør agendaen allerede i begynnelsen av konferansen. Når er pausene, kaffepausene, lunsjen og middagen? Hold deg deretter til denne timeplanen. På denne måten slipper deltakerne å lure på det og kan konsentrere seg om selve møtet.
-
Ta pauser underveis
En altfor fullpakket timeplan vil ha motsatt effekt. Du vil vel ikke at deltakerne skal gå hjem utmattede? Ta regelmessige pauser for å strekke på beina, selv om det bare er i fem minutter, mellom øktene.
-
Kombiner nytte med fornøyelse
Alt har sin tid, og én ting fører til en annen. Benytt anledningen til å ta med morsomme eksempler og øvelser. Interaktivitet vil holde deltakerne oppmerksomme.
-
Fyll på med energi
På konferanser kan det være lange intervaller mellom måltidene. Det er imidlertid vanligvis ingen mangel på godbiter. Men bakverk og søtsaker er ikke alltid den beste energikilden. Server frukt og smørbrød som et alternativ – da vil alle ha mer energi i lengre tid.
-
Bruk hjelpemidler rett
Appeller til alle sansene og bruk de tekniske hjelpemidlene som er tilgjengelige: film, store skjermer og PowerPoint. Men gjør det med måte, som et supplement til det talte ordet. Mindre tekst og færre bilder er en god tommelfingerregel.
-
Organiser en aktivitet eller overraskelse
Alle trenger noe å se frem til. Planlegg en aktivitet, som kan være alt fra utfordrende til avslappende eller morsom. Bare noe som styrker samholdet og skaper felles minner.
-
Bruk mulighetene på stedet
Benytt anledningen til å gjøre ting annerledes enn du ville gjort hjemme på din egen arbeidsplass.
Ta en tur i skogen, sauna før middag, nyt kaffen på terrassen eller hold møtet på brygga. Har konferanseanlegget et flygel? Kanskje er det en spirende konsertpianist blant dere.
-
Gi tid mellom møtet og middagen
Etter en lang dag med konferanser kan deltakerne trenge å slappe av: kanskje ta en tur eller hvile på rommet før middag. I tillegg ønsker mange å skifte klær. Gi dem tid og rom til dette, så vil du få livlige deltakere til middag.
-
Dokumenter konferansen
Ved å ta bilder bevarer du minnene deres. Bildene hjelper deg å huske hva dere lærte og, forhåpentligvis, hvor mye moro dere hadde sammen.
-
Følg opp: Etter konferansen
Tilbake på jobb: Ta tiden til å reflektere over konferansen dere deltok på. Hva fikk dere ut av den? Oppnådde dere målet deres? Og fremfor alt: Hva kan dere gjøre enda bedre neste gang? Samle resultatene og gjør dem synlige. Hvorfor ikke henge opp en lapp med lærdommer i kaffekroken? Kanskje sammen med et minneverdig bilde fra konferansen.
