Hvordan arrangere den perfekte konferansen?
Det er mye logistikk å ta hensyn til når man skal arrangere en konferanse. Dette varierer etter antall gjester, sted og tid. Det er også mye man kanskje ikke tenker over før man setter i gang. Derfor har vi laget en kort liste med våre beste tips til arrangering av konferanse:
- Lag en oversiktlig plan
Hva er formålet med konferansen? Du vil gjøre det lettere for deg og andre, om det lages en oversiktlig plan for hva som skal gjøres både før, under og etter konferansen. Dette minsker sjansene for at de små, men viktige, tingene blir glemt, samtidig som at det vil være lettere at andre hjelper til med gjennomføringen når planen er skrevet svart på hvitt. - Sett opp et budsjett
Dette må være realistisk og oversiktlig. Det er fort gjort å sette opp et budsjett som er litt for stramt. En idé kan være å gjøre rom til et noe høyere budsjett som kan gi deltakerne det lille ekstra? Dette lønner seg sannsynligvis på lang sikt. - Fordel oppgaver
Pass på at du ikke overarbeider deg selv ved å tenke at du skal klare alt alene. Det kan være lurt å danne et team og fordele oppgavene som skal gjøres. Sett gjerne tidsfrister for når ting skal være gjort. - Finn riktig tidspunkt
Når er det beste tidspunktet å arrangere konferanse for deg? Dette kan være sesongbasert for mange. Likevel kan det være lurt å tenke annerledes enn alle andre. Flere perioder i løpet av året er det god kapasitet på hotellene, mens andre perioder er det rift om plassene. - Antall gjester
Lag et godt estimat for antall gjester på arrangementet. Utfordringen er at du kan få begrenset tilbud fra hotellene dersom du har for høyt estimat på gjester. Ikke alle hoteller har plass til 150 gjester, og du slipper derfor å miste tilbud fra hoteller du kanskje hadde hatt muligheten til dersom dere f.eks. var 100 gjester. - Finn riktig hotell
Å velge det stedet som skaper ønsket atmosfære for gjestene kan være utfordrende. Ønsker dere teambuilding med aktiviteter utendørs, middag i en gapahuk, eller muligheten til å besøk nordens største spa? Du finner stort utvalg blant våre hoteller her. Skal du arrangere et styremøte eller et arrangement for ledergruppen kan du finne spennende steder også på gaardsperler.no. - Tett og god dialog med hotellet
Hos oss, konferansehoteller.no, fortsetter dialogen mellom deg og hotellet etter at du har bestemt deg for sted. Her er det ingen forstyrrende mellomledd. Da blir det god kommunikasjon om endringer, ønsker, problemer osv. viktig for en flott opplevelse for alle parter. - Gjesteliste
Lag en detaljert gjesteliste med informasjon som fullt navn, arbeidssted og e-post. Det bør også fylles på med informasjon om matallergier, spesielle ønsker og behov etter hvert som gjestene melder seg på. - Sett opp et program
Sett sammen et spennende program for konferansen. Det er viktig å ha i tankene hvem dine gjester er, hva er konseptet? Skal dere ha aktiviteter eller underholdning? Hva skal dere spise, og når? - Send ut invitasjoner og markedsfør konferansen
Send ut den offisielle invitasjonen og markedsfør konferansen i kanaler som er relevante for din målgruppe. Dette kan være lukket gruppe i sosiale medier, e-post, intranett eller annet. - Skap en opplevelse
Våre unike hoteller skaper en egen opplevelse for gjestene. Hotellene i konferansehoteller.no gir det lille ekstra gjennom blant annet beliggenhet, atmosfære, matfokus og service. På våre hoteller får dere det lille ekstra.
